Videokonferenz: So nutzt du Skype und Co. richtig.

Selten waren Videokonferenzen per Skype, Zoom oder Microsoft Teams so wichtig und gefragt. Denn noch nie sind so viele Menschen in den eigenen vier Wänden ihrer Arbeit nachgegangen. Für alltägliche Briefings, gemeinsame Kaffeepausen oder Geschäftsmeetings – rund um den Globus wird geskyped, was das Zeug hält.

Ausgelöst durch die Corona Pandemie, befürworten rund 60% der Beschäftigen in Deutschland den gesetzlichen Anspruch auf Homeoffice. Andere absolvieren auch ihr Studium oder Kurse und Weiterbildungen vom heimischen Schreibtisch aus. Für die Einrichtung des Homeoffice spielt das technische Set-up eine entscheidende Rolle. Welches Tool nutzen wir? Wo ist das Licht am besten? Was sollte im Hintergrund zu sehen (oder besser nicht zu sehen) sein?

Wer solche Business-Calls per Video nicht gewohnt ist, kann sich hier Tipps abholen, auf was zu achten ist. Doch auch den „alten Hasen“ können Fehler unterlaufen. Lest selbst, welche Videokonferenz-Fails in der letzten Zeit in den sozialen Medien für Heiterkeit sorgten und was wir daraus lernen können.

Der Fall der tanzenden Kinder.

Das Videointerview des britischen Nachrichtensenders BBC News mit dem Südkorea-Experten Robert Kelly zeigt, dass es auch schon vor der Corona-Pandemie zu lustigen Pannen im Homeoffice kommen konnte.

Während Robert Kelly in einem Live-Interview – per Skype-Konferenz bei sich zu Hause – die aktuelle politische Situation in Südkorea (2017) schildert, öffnet sich plötzlich die Tür und herein kommt seine kleine Tochter: tanzend und in bester Laune. Kurz darauf folgt der jüngere Sohn in einer Lernlaufhilfe. Während Kelly versucht, die beiden zu ignorieren, stürmt seine Frau hinzu und zieht geduckt die Kinder aus dem Raum.

Nachdem das Video viral ging und die Szene in Talkshows und auf YouTube hundertfach nachgestellt wurde, zeigte sich die Familie nochmal in einem Interview. Dabei gab Robert Kelly zu: „Ich war dumm, nicht die Tür zu verschließen. Das war mein Fehler.“

Was lernen wir daraus? Wer ein Türschloss hat, kann es auch gerne benutzen.

Der Fall der Kartoffel-Chefin.

Der Tweet der Angestellten einer NGO in den USA ging Ende März viral. Sie postete einen Screenshot ihres Meetings per Microsoft Teams mit einem Kollegen und ihrer Chefin. Das Besondere an diesem Screenshot: Ihre Chefin hatte vor der Videokonferenz anscheinend ein paar neue Filter ausprobiert – und wusste dann nicht, wie man diese wieder löscht.

So musste sie während des gesamten Meetings mit einer Kartoffel als Kopf die Geschäfte abwickeln. Glücklicherweise reagierte diese Frau mit Humor auf den Tweet: „Ich bin die Kartoffel-Chefin […]. Ich freue mich, dass das Menschen in diesen Zeiten zum Lachen bringt. Bitte bleibt wie angewachsen zu Hause und in Sicherheit.“

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Der Fall von „ganz oben“.

Ja, selbst „die da oben“ haben manchmal mit der Technik zu kämpfen. Irgendwie beruhigend, oder? Als Bundeskanzlerin Angela Merkel Ende April per Live-Schaltung mit den Vereinten Nationen verbunden war, fehlte ihr die Stimme.

Doch keine lästige Halsentzündung war die Ursache, sondern ein kleines Technik-Malheur. Als der Generaldirektor der Weltgesundheitsorganisation Frau Merkel das Wort erteilt, herrscht zunächst Schweigen – obwohl auf Angela Merkels Screen zu sehen ist, dass sie bereits munter redet.

Nach freundlichen Hinweisen reagiert ein Angestellter und korrigiert schnell den Fehler: Der Ton war ausgestellt. Während des kurzen Prozedere guckt Angela Merkel genauso, wie wir uns fühlen, wenn mal etwas mit der Technik nicht funktioniert: not amused!

Videokonferenzen-Fails: Wie wir aus diesen Fehlern lernen.

Zugegeben, diese Missgeschicke sind lustig und können für Aufmunterung sorgen. Doch wenn wir ehrlich sind, möchte man solche Videos lieber anschauen, als selbst Protagonist/-in zu sein, oder? Deshalb haben wir Hinweise zusammengetragen, die man bei Videokonferenzen dringend beachten sollte.

1. Achte auf das technische Set-up.

Eine gute Vorbereitung ist das A & O. Ähnlich wie bei Vorstellungsgesprächen per Skype spart es Zeit und Stress, wenn man sich richtig vorbereitet. Richte dir, wenn möglich, einen festen Platz für deine Zoom-Videokonferenzen oder Skype-Gespräche ein. Teste vorher dein Mikrophon und deine Kamera: Bist du gut zu verstehen? Wie sind die Lichtverhältnisse und – natürlich am wichtigsten – sind alle Filter ausgestellt?

2. Wähle den richtigen Hintergrund.

Natürlich ist dein persönlicher Hintergrund bei einem Video-Call nicht ganz so entscheidend wie in einem Skype-Vorstellungsgespräch. Denn deine Kolleginnen und Kollegen kennen sich bereits und ihr seid einander vertraut. Trotzdem sollte man sich auch vor der gefühlt dreiundfünfzigsten Skype-Videokonferenz in Erinnerung rufen, dass man nicht mit Freunden oder der Familie spricht. Unterwäsche auf der Wäscheleine, ein ungemachtes Bett oder dreckiges Geschirr gehören einfach nicht in den Hintergrund eines Business-Calls.

Wichtig bei einer Videokonferenz: Das richtige Outfit
Wichtiger Wohlfühlfaktor: Das richtige Outfit für die Videokonferenz mit deinen Kolleginnen und Kollegen! (Foto von Felipe Galvan/ Unsplash)

3. Businesslook vs. Schlafanzug.

Den ganzen Tag zu Hause? Pyjama-Time! Während das am Wochenende natürlich jeder und jedem selbst überlassen ist, empfiehlt es sich für das Homeoffice nicht. Zum einen wirkt sich eine angemessene Arbeitskleidung positiv auf dein Mindset aus und schafft eine klare Abgrenzung zwischen Privatem und Beruflichem. Zum anderen kommt das fleckige Sweatshirt von gestern sicherlich nicht so gut bei den Vorgesetzten und Kolleginnen bzw. Kollegen an.

Je nach Branche sollte ein guter Mittelweg zwischen weißem Hemd und Schlafanzug gefunden werden. Das gilt übrigens für das ganze Outfit und nicht nur für den Teil der Bekleidung, der auf der Webcam zu sehen ist. Orientiere dich einfach an folgender Frage: Was trage ich sonst im Büro? Dort würdest du sicherlich nicht ohne Hose auftauchen…

4. „Please do not disturb“.

Wenn deine Kamera den Blick auf das Zimmer hinter dir zulässt, dann informiere vor der Videokonferenz deine Mitbewohner/-innen, Angehörigen und deinen Partner oder deine Partnerin. So vermeidest du unerwünschte Gastauftritte. Ob tanzende Kinder oder ein nur mit Unterwäsche bekleideter Partner – das lässt sich vermeiden.

Familien mit Kindern können zum Beispiel auch einen Bastelnachmittag veranstalten und gemeinsam schöne „Nicht stören“-Schilder basteln. Ob für das Büro, das Schlafzimmer oder Kinderzimmer – dank solcher Schilder konnte schon die ein oder andere peinliche Situation vermieden werden.

Natürlich sind trotz aller Vorkehrungen und Vorsichtsmaßnahmen Missgeschicke nicht immer vermeidbar. Sollte dir ein Fehler unterlaufen oder etwas Unerwartetes passieren, raten wir dir: Nimm es mit Humor und verlass dich auf das Verständnis deiner Kolleginnen und Kollegen – schließlich sitzen wir gerade alle in einem (Homeoffice-)Boot.

Das Titelbild ist von Chris Montgomery/Unsplash.

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