Selbstmanagement – vom Chaos zum Genie.

Das Genie beherrscht das Chaos. Oder?

Wie war das nochmal mit der Ordnung? Lange hielt ich meine Unfähigkeit für Organisation, Termine und Pläne für den Auswuchs meiner Kreativität. Freier Geist soll doch frei sein und sich nicht von Listen und Übersichten einengen lassen. Komisch also, dass sich meine Nicht-Organisation weder in erhofften kreativen Ergüssen zeigte, noch in mehr Freizeit. Stattdessen hetzte ich Abgabeterminen hinterher, kam zu spät, verpasste die eine Ausstellung, die eine Verabredung, die eine Chance.

Zum Glück gibt es für diese Fragen Experten, die helfen, die eigene Arbeitsweisen zu überdenken, Ziele zu formulieren und Zeitfresser zu identifizieren. Elisabeth Meyer-Koch, Trainerin für Selbstmanagement und Business Coaching u. a. an der WBS AKADEMIE, hat mich auf das nächste Organisationslevel gehoben und mir ein paar Fragen beantwortet:

Portrait von Frau Meyer-Koch
Elisabeth Meyer-Koch ist Trainerin für Selbstmanagement

Frau Meyer-Koch, was raten Sie Menschen, die dazu tendieren, sich zu verzetteln?

Ich rate zunächst einmal, Zeitfresser besser wahrzunehmen. Wollen Sie ehrlich zu sich selbst sein? Sind Sie wirklich bereit, etwas zu ändern? Dann sollten Sie für eine Weile Ihre Beobachtungen zur persönlichen Zeitverwendung notieren. Erst dann können wir näher auf Ursachen schauen und weiterdenken, welche persönlichen Faktoren dahinterstehen oder welche externen Verursacher ggf. zu beseitigen sind.

Was sind typische Zeitfresser?

Je nach Zeitmanagement-Typ können diese Zeitfresser sehr unterschiedlich sein. Der eine lässt sich ständig ablenken, hat zu viele Programme gleichzeitig am Computer geöffnet, an seinem Schreibtisch türmen sich unbearbeitete Dokumente und Aufgaben. Ein anderer setzt sich keine Ziele und Prioritäten, kann sich nicht motivieren, hört nicht richtig zu oder kann nicht nein sagen. Alles Zeitfresser, die in Folge Stress und Zeitnot verursachen. Auch Perfektionismus kann viel Zeit kosten, wenn man keine Prioritäten setzt und für jede Aufgabe zu sehr ins Detail geht.

Wenn ich z. B. mit meinen Studierenden über Zeitfresser spreche, wird häufig der Medienkonsum genannt. Das Smartphone, das allzeit bereit am Schreibtisch liegt und ständig klingelt oder vibriert oder der Fernseher, der vielleicht im Hintergrund läuft. Darüber hinaus werden auch längere Fahrzeiten und mangelnde Qualitätsstandards in Unis genannt. Wer sich seine persönlichen Zeitfresser genau analysiert, kann viel über sein Arbeitsverhalten lernen und bewusste Maßnahmen für ein effektiveres Zeitmanagement entwickeln.

Was kann man sich unter Zeitfallen vorstellen?

Zeitfallen sind etwas subtiler und persönlicher als Zeitfresser, man merkt oft nicht, wie viel Zeit sie kosten. Dazu gehören Missstimmungen und Konflikte in Teams, Ängste aller Art, die die Leistungsfähigkeit blockieren, aufwändige Gefälligkeiten ohne Gegenleistungen, Lob und leere Versprechungen, für die man viel Zeit investiert – um nur einige zu nennen.

Welche Bedeutung haben Ziele für ein gutes Selbstmanagement?

Ziele spielen eine wichtige Rolle, wenn es darum geht, Sinn in seinem Tun zu finden. Wenn ich Sinnhaftigkeit in mein Leben bringen oder näher an meinem Verständnis von Sinn sein will, muss ich ein Stück Zukunft in meine Gegenwart holen. Wozu tue ich all das, was meinen Tag ausfüllt? Bringt es mich weiter auf meinem Weg? Kenne ich diesen Weg überhaupt, zumindest grob? Und schon sind wir bei der Frage, ob ich Ziele im Leben habe, kurz-, mittel-, und langfristige.

Mit solchen Vorstellungen von der eigenen Zukunft werden gegenwärtige Dinge entweder wichtiger oder unwichtiger. Wir können dann besser ja oder nein zu etwas sagen. Wir setzen Prioritäten. Denn für alles was ich tue, lasse ich im selben Zeitraum ja etwas anderes weg. Also führen Zielklarheit und Prioritäten zu Entscheidungen, mit denen es uns gut geht. Die verfügbare Zeit wird im besten Sinne des Wortes „sinnvoll“ genutzt.

Eine Frauenhand schreibt in einen Kalender
Wie kann eine To-Do Liste bei der Erledigung von Aufgaben helfen? Photo by STIL on Unsplash

Wie kann ich eine To-Do-Liste gestalten, damit ich die richtigen Aufgaben zur richtigen Zeit erledige?

Ich empfehle, die To-Do-Liste tabellarisch aufzubauen und zu qualifizieren.
Folgende Kriterien bieten sich an:

  1. Beschreibung der Aufgabe
  2. Zielsetzung hinter der Aufgabe
  3. Umfang in Stunden/Tagen
  4. Frist der Aufgabe (eigene/fremde)
  5. Priorisierung in A-B-C
  6. Anmerkungen zur Aufgabe (falls erforderlich)

So kann ich sie für mich differenziert betrachten und analysieren: was sind kleine und große Pakete, was eilige und wichtige Aufgaben oder Ähnliches.

Können Sie digitale Tools empfehlen, die beim Selbstmanagement unterstützen?

Es ist unerheblich, welche der vielen Tools Sie einsetzen, solange Sie wirklich gut damit zurecht kommen und ehrlich zu sich sind. In meinen Augen ist es wichtig, dass die Verhaltensthemen zuerst im Griff sind, bevor Sie nach geeigneten Tools suchen. Erst wenn wir unseren eigenen Zeitmanagement-Typus gefunden haben und uns über unsere Strategien klar sind, geht es an den Kalender für die Umsetzung und Kontrolle. Interessant ist hier auch die unterschiedliche Handhabung von Terminen und Aufgaben. Viele Menschen nutzen einen klassischen Planer, um sich Aufgaben zu notieren, visualisieren und organisieren, gern auch handschriftlich, und ihr Smartphone oder einen Kalender, um Termine einzutragen.

Was raten Sie, wenn die Liste zu lang wird? Wie kann man diesen „Aufgabenstau“ vermeiden?

Das ist offenbar der Moment der Erkenntnis, dass man schon zu oft „ja“ gesagt, sich selbst zu viel zugemutet oder sich einfach überschätzt hat. Jetzt geht es ans Neubewerten, ans Streichen, an harte Entscheidungen oder ans Verhandeln mit anderen über bestehende Aufgaben. Wir sind seit unserer Kindheit getrieben von unbewussten Mustern wie z.B. „sei perfekt“, „mach es allen Recht“, „beeil Dich“. Zu diesen unbewussten ständigen „Antreibern“ müssen wir als Gegenkräfte bewusste „Erlauber“ in unser Leben bringen wie z.B. „bleib bei Deinen Zielen“, „man kann es nie allen Recht machen“, „gehe Deinen Weg“, „es müssen nicht immer 1000% sein“ usw.

Weißes Tablet auf dem ein Weekly Planner geöffnet ist.
Organisations-Tools visualisieren Aufgaben und Termine. Photo by Jess Watters on Unsplash

Wie integriert man Spontaneität in einen strengen Tagesplan?

Es ist eine persönliche Entscheidung, wie viel Zeit wir verplanen und wie viele Stunden wir bewusst frei lassen. Das gilt fürs Studium wie im Job: Wenn Sie viel mit anderen Menschen zu tun haben, können Sie auch nur 60-70 Prozent Ihrer Arbeitszeit verplanen, zu vieles kommt überraschend und ist trotzdem unabänderlich.

Gibt es dafür eine Regel, wie viel Pufferzeit man sich freihalten sollte?

Die benötigten Pufferzeiten kann man über Selbstbeobachtung gut feststellen. Was schaffe ich durchschnittlich am Vormittag? Wann brauchen KollegInnen oder KommilitonInnen meine Unterstützung? Welche Arbeiten bedürfen einer langen Vor- und Nachbereitung etc.? Pufferzeiten, die frei bleiben, sollte man aber nicht unbedingt sofort neu verplanen. Wenn ich beispielsweise gut gearbeitet habe und schneller fertig bin als geplant, kann ich die Zeit auch für eine Erholungsphase nutzen.

Wie kann man es schaffen, dass bei all den Terminen und Aufgaben der Spaßfaktor nicht zu kurz kommt?

Zwei Dinge sind zentral: 1. Spaßthemen in die Prioritäten mit einsortieren! 2. Freie Zeiten für spontane Aktivitäten frei lassen und nicht überplanen.

Vielen Dank für das Gespräch Frau Meyer-Koch!

Unser Titelbild ist von Cathryn Lavery

2 Kommentare

  1. Sechsradantrieb“ danke für den Lacher 😉

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