Work smarter, not harder: Wie steigere ich meine Produktivität?

Höher, schneller, weiter – Überstunden und Dauerstress gehören in unserer Gesellschaft schon fast zum guten Ton. Doch mehr zu arbeiten bedeutet nicht automatisch, dass wir bessere Ergebnisse abliefern. Die Frage nach dem Umgang mit unserer wichtigsten Ressource – der Zeit – spielt auch in der Arbeitswelt eine entscheidende Rolle. Das Zauberwort lautet: Produktivität. Wer produktiver arbeiten möchte, fragt sich irgendwann: „Wie kann ich die mir zur Verfügung stehende Arbeitszeit bestmöglich nutzen – um dann zufrieden in den wohlverdienten Feierabend zu gehen?“

In diesem Artikel findest du Antworten auf folgende Fragen:

  1. Wie steigere ich meine Produktivität?
  2. Wie kann ich meinen Arbeitsalltag besser strukturieren?
  3. Welche innovativen Arbeitsmethoden kann ich für mich nutzen?
  4. Wie viele Pausen brauche ich?
  5. Welcher Arbeitsrhythmus passt zu mir?

Steigert Stress unsere Produktivität?

Stress ist evolutionsbiologisch betrachtet eine schlau eingefädelte Überlebensstrategie unseres Körpers. Er reagiert damit auf Herausforderungen und äußere Gefahrenreize: Puls und Blutdruck steigen, die Muskeln sind angespannt, Stresshormone werden ausgeschüttet. Dem menschlichen Körper steht in diesem Zustand zusätzliche Energie zur Verfügung. Positiver Stress (sogenannter Eustress) kann also unsere Produktivität steigern.

Doch auch hier gilt die Goldene Regel des Mittelwegs: Alles in Maßen! Dauerhafter Stress, der nicht wieder abgebaut wird, blockiert uns und kann zu ernsthaften Krankheiten wie einem Herzinfarkt oder einer Depression führen. Das Fazit lautet also: Kurzfristig kann dir Stress bei der Bewältigung von wichtigen Aufgaben helfen, langfristig wirkt er sich negativ auf die Arbeitsproduktivität und dein Zeitmanagement aus.

Take a Break. Pausen fördern deine Arbeitsproduktivität.
Wer dauerhaft gestresst ist, büßt an Produktivität ein. Sport, Freizeit und Ruhe sind wichtig zum Ausgleich. (Foto von Jenny Hill/Unsplash)

Schritt für Schritt zu mehr Produktivität

Auf dem Schreibtisch häufen sich die Dokumente, der E-Mail Posteingang quillt über, das Telefon klingelt unaufhörlich… Da ist es schwer, nicht den Überblick zu verlieren – und seine Motivation gleich mit dazu. Die Produktivitäts-Zauberformel in einer solchen Situation lautet: Schritt für Schritt.

Schon in Michael Endes berühmtem Kinderroman „Momo“ rät der Straßenkehrer Beppo seiner kleinen Freundin, sich immer nur auf den nächsten Besenstrich zu konzentrieren:

 „Man darf nie an die ganze Straße auf einmal denken, verstehst Du? Man muss nur an den nächsten Schritt denken, den nächsten Atemzug, den nächsten Besenstrich. […] Dann macht es Freude; das ist wichtig, dann macht man seine Sache gut.“ – Michael Ende, Momo

Um also produktiver zu arbeiten, unterteile deine Aufgaben in kleinere Unter-Aufgaben und konzentriere dich auf den nächsten Schritt. So folgen schnellere Erfolgserlebnisse. Hilfreich ist dabei zum Beispiel die berühmte To-Do Liste, auf der man die anstehenden Aufgaben auflistet und dann abhaken kann. Doch auch sie hat ihre Grenzen. Denn wenn sie zu lang und unübersichtlich ist, hat sie einen ähnlichen Effekt wie der überfüllte Schreibtisch: Sie demotiviert, anstatt uns zu organisieren.

Eine Alternative zu der To-Do Liste ist zum Beispiel die MIT Liste (= Most Important Tasks). Erstelle dir jeden Morgen, zum Beispiel nach dem Lesen deiner E-Mails oder nach einem Teammeeting, eine solche Liste: Was ist heute besonders wichtig? Welche Deadlines habe ich? Was kann auch morgen noch erledigt werden?

To-Do Listen können dir beim Aufgabenmanagement helfen - wenn sie gut strukturiert sind.
To-Dos abhaken – eine sehr befriedigende Angelegenheit! Achte aber darauf, dass deine Listen gut sortiert sind. (Foto von Glenn Carstens-Peters/Unsplash)

Top Zeitmanagement dank Prioritätensetzung

Wer an seiner Produktivität arbeiten möchte, sollte auf seine Prioritätensetzung achten. Im Arbeitsalltag wird oft von uns erwartet, dass wir mehrere Dinge gleichzeitig erledigen können. So spart man vermeintlich Zeit und steigert seine Produktivität. Doch das berühmte Multitasking ist ein Mythos. Wer zwei (oder drei…) Tasks gleichzeitig erledigt, bei dem springt das Großhirn blitzschnell zwischen den Aufgaben hin- und her. Das bedeutet, dass wir die Dinge eigentlich nacheinander erledigen. Dieser ständige Wechsel fordert Energieressourcen. So kostet dich Multitasking nachweislich Zeit und Konzentration, anstatt deine Arbeitsproduktivität zu steigern.

Die Devise lautet: Lieber „monotasken“ anstatt „multitasken“. Bei der Priorisierung deiner Aufgaben hilft dir zum Beispiel die Eisenhower-Matrix, die von dem US-Amerikanischen Präsidenten Dwight D. Eisenhower entwickelt wurde. Mit dieser Technik unterteilst du deine To-Do Liste in dringende und wichtige Aufgaben.

Ein Beispiel gefällig? Wenn eine entscheidende Präsentation deines Unternehmens vor einflussreichen Kunden ansteht, dann fällt diese unter die Kategorie „wichtig“. Ist diese Präsentation in einer Woche, dann ist sie außerdem „dringend“ und steht somit auf deiner Prioritäten-Matrix ganz oben. Ist sie allerdings erst in zwei Monaten, kannst du sie getrost hinter dringenderen Aufgaben einordnen. Wenn eine Aufgabe zwar dringend ist, aber nicht wichtig, delegiere sie wenn möglich oder erledige sie später. Fällt eine Aufgabe unter die Kategorie „nicht wichtig und nicht dringend“ kann sie bis auf weiteres ignoriert werden.

Die Pomodoro-Technik: clever Pause machen

Auch Pause machen will gelernt sein! Es hat sich herausgestellt, dass regelmäßige und kurze Pausen unsere Produktivität eher fördern, als die klassische lange Mittagspause.

Ein Weg, sich diese kleinen Pausen gut einzuteilen, ist die „Pomodoro-Technik“. Entwickelt von dem Italiener Francesco Cirillo in der 1980er Jahren, hat sie sich heute als beliebte Methode des Zeitmanagements etabliert. Wer sich seine Arbeitszeit in sogenannte Pomodori einteilt, der arbeitet 25 Minuten konzentriert an einer Aufgabe und macht danach fünf Minuten Pause. Dieser Zyklus wird vier Mal wiederholt, dann folgt eine längere Pause von 20 bis 30 Minuten.

Teile dir mit der Pomodoro-Technik deine Zeit besser ein und steigere so deine Arbeitsproduktivität.
Benannt ist die Pomodoro-Methode nach der Küchenuhr, mit der Francesco Cirillos seine Zeit stoppte. Sie hatte die Form einer Tomate (=pomodoro). (Foto von  Brad Neathery/Unsplash)

Das Ziel der Pomodoro-Methode ist neben den regelmäßigen Erholungspausen die Steigerung unserer Produktivität durch konzentriertes Arbeiten ohne Unterbrechungen. Schalte deshalb, wenn möglich, dein Telefon und Internet aus und monotaske, was das Zeug hält! Für ein Extra-Sternchen im Bereich Zeitmanagement kannst du dir morgens einen Plan machen, welche Aufgabe du in wie vielen Pomodori schaffen möchtest – das spornt an!

Diese Technik bewährt sich vor allem für das Arbeiten im Homeoffice. Denn wenn du im Büro arbeitest, sind Unterbrechungen durch Kollegen oder Kunden vorprogrammiert. Hole dein Team einfach mit an Bord, vielleicht hilft ihnen die Pomodoro-Methode auch!

Tipp: Nutze die Pomodoro-Methode zu deinem Vorteil. Falls dir die Intervalle zu kurz oder lang erscheinen, passe sie einfach deinen Bedürfnissen an.

Lerche vs. Eule – Wie tickt deine innere Uhr?

Jeder Mensch ist verschieden – zum Glück! Wie fit wir zu bestimmten Tageszeiten sind, hängt nicht nur von äußeren Umständen ab, sondern auch von unserem individuellen „Chronotyp“. Dieser beschreibt unsere innere Uhr. Sie kann dabei helfen, unseren Tagesablauf passend zu unseren Produktivitäts-Hochphasen einzuteilen. Denn je nach Chronotyp sind wir zu unterschiedlichen Zeiten kreativ, müde oder konzentriert.

Lerne dich besser kennen und optimiere so dein Zeitmanagement.
Du bist ständig müde auf der Arbeit? Vielleicht solltest du deinen Tagesrhythmus neu strukturieren. (Foto von The Creative Exchange/Unsplash)

Die zwei klassischen Chronotypen – Lerche und Eule – unterscheiden sich zum Beispiel schon darin, wann sie einschlafen und aufstehen.

Lerchen sind früh auf den Beinen und fühlen sich fit und leistungsfähig. Abends setzt bei ihnen dafür die Müdigkeit eher ein als bei anderen. Eulen hingegen sind am Morgen müde – und oft schlecht gelaunt! – und dafür abends lange leistungsfähig und konzentriert.

Im im Laufe des Tages durchlaufen sowohl Eulen als auch Lerchen ganz unterschiedliche Leistungsphasen. Kein Wunder, denn der Stoffwechsel und die Organtätigkeiten folgen anderen Rhythmen. Wer seinen eigenen Chronotyp erfahren möchte, kann den Fragebogen des Leibniz-Instituts für Arbeitsforschung an der TU Dortmund ausfüllen.

Tipp: Auch Freizeit fördert deine Produktivität. Gönn dir genug Pausen, damit du deine Arbeit ausgeglichen angehen kannst.

Das Titelbild ist von Brooke Cagle

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