Hasta la Vista – Abwesenheitsnotizen mal anders

In Ihrem Kalender steht es schon seit Wochen groß und bunt eingetragen: Es geht in den wohlverdienten Urlaub! Die große Büroflucht steht bevor – und damit auch die Zeit der Abwesenheitsnotizen. Für alle Kollegen, die für Sie die Stellung am Schreibtisch halten, können diese harmlos wirkenden Abschiedsnachrichten ein wahres Ärgernis bereithalten. Schludrig und schnell formuliert, womöglich noch voller Schusseligkeitsfehler, frech oder unvollständig. Wenn Sie gedanklich auch schon im Flieger sitzen und nun verzagt vor Ihrer Abwesenheitsnotiz auf die Tastatur starren: Hier finden Sie einige Beispiele, die Ihnen die nötige Inspiration für jeden Anlass liefern.

MUST-DOs

Stellen Sie sich bei der Formulierung Ihrer Abwesenheitsnotiz vor, was Sie selbst als Adressat Ihrer eigenen Nachricht wissen müssen. Dazu gehören sicherlich: Ab wann ist wieder mit Ihnen im Büro zu rechnen? Gibt es eine Vertretung, die in dringlichen Fällen für Sie reagieren kann und wie ist diese am besten zu erreichen? Um sicherzustellen, dass Ihre Kollegen und externe Projektpartner Ihre temporäre Abwesenheit früh genug einplanen können, ist eine Ankündigung in Ihrer Email-Signatur empfehlenswert. Ihr direktes Arbeitsteam sollte über Ihren Urlaubszeitraum als erstes informiert sein: Hier ist ein Eintrag in den gemeinsamen Kalender ratsam bzw. eine mündliche Absprache, wie die Kommunikation über laufende Projekte weitergehen soll. Um das Ganze abzurunden, wählen Sie eine freundliche Anrede und Verabschiedung in Ihrer Nachricht.

In unserer Checkliste finden Sie die wichtigsten Kriterien für die gelungene Abwesenheitsnotiz auf einen Blick:

  1. Kündigen Sie Ihre Abwesenheit in Ihrer E-mail-Signatur an und tragen Sie Ihren Urlaub rechtzeitig in den Teamkalender ein.

    Zur Kenntnisnahme: Ich bin ab … im Urlaub und wieder ab dem … für Sie erreichbar. In dringenden Fällen bitte ich Sie, sich an meinen Kollegen … / postfach@xy.de zu wenden

  2. Wer ist Ihr Adressat? Passen Sie Ihre Abwesenheitsnotiz nach internen und/oder externen Empfängern an.
  3. Achten Sie auf Ihren Betreff. Je eindeutiger dieser formuliert ist, desto schneller weiß Ihr Empfänger Bescheid.
  4. In dringenden Fällen: Vereinbaren Sie einen Ansprechpartner innerhalb Ihrer Firma, der für Sie übernimmt. Besser: Verweisen Sie auf ein Postfach, auf das mehrere Ihrer Kollegen Zugriff haben.
  5. Geben Sie ein Ablaufdatum für Ihre vorübergehende Abwesenheitsnotiz an, damit Sie nicht bei jeder Anfrage automatisch weiterhin verschickt wird.
  6. Lassen Sie Ihren Leser wissen, ab wann Sie wieder verfügbar sind. Formulieren Sie dies bewusst positiv, indem Sie Verneinungen (nicht erreichbar, nicht im Büro, keine E-Mails) vermeiden.
  7. Extra-Tipp: Verlängern Sie die Abwesenheitsnotiz (und damit Ihre virtuelle Abwesenheit im Büro) um einen weiteren Tag, sodass Sie am ersten Arbeitstag nach dem Urlaub erstmal die E-Mail-Flut der letzten Wochen vorsortieren können.

Interne vs. externe Abwesenheitsnotiz

Verschiedene Adressaten können auch leicht abgewandelte Abwesenheitsnotizen erfordern, wie zum Beispiel in der Unterscheidung Ihrer Kollegen zu offiziellen Businesspartnern. Die Grundbedürfnisse an Informationen bleiben für beide gleich, allerdings sollten gerade externe Geschäftsbeziehungen die Kontaktmöglichkeit eines Ansprechpartners erhalten. Auch die Anrede können Sie hier abwandeln, je nachdem, ob der Absender ein/e Kollege/-in ist, oder ein/e Kunde/-in Ihrer Firma. Bei internationalen Kontakten sollten Sie sich überlegen, ob eine englische Version Ihrer Abwesenheitsnotiz sinnvoll erscheint. Diese können Sie auch gleich direkt unter Ihrer deutschen Version einfügen. Wenn Sie sich bei der Übersetzung unsicher sind, lassen Sie lieber nochmals jemanden gegenlesen.

Zum Copy ’n‘ Pasten

Betreff: Abwesenheitsnotiz

Guten Tag,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin momentan im Urlaub und ab dem … wieder für Sie zu erreichen.

Bis dahin bitte ich Sie, sich in dringenden Fällen an meine/-n Kollegen/-in … zu wenden. Sie erreichen sie/ihn unter der Nummer … oder per Mail unter … .

Persönlich bearbeite ich Ihre Anfrage gerne wieder ab dem …

Mit besten Grüßen,

Betreff: Out of office

Dear Sir or Madam,

thank you for your message.

I am currently out of the office and will be back on … I will answer your request as soon as I´m back. For urgent matters feel free to contact my colleague Mr./Ms. … (Email: … ; Tel.:) She/He will be pleased to be of any assistance to you.

Thank you very much.

Sincerely yours,

DON’T DOs — außer, Sie können das Echo vertragen

Ein bisschen Spaß muss sein. Gerade Abwesenheitsnotizen eignen sich im Besonderen dazu, Ihren Kollegen den Alltag zu versüßen und sie kurz über eine Formulierung stolpern und schmunzeln zu lassen.

„Ick bin dann mal wech“!

Besonders stressige Zeiten führen bei vielen Arbeitnehmern dazu, dass Sie in ihrer Urlaubsvorfreude das Tier in sich rauslassen. Allen Höflichkeiten zum Trotz, wird in Abwesenheitsnotizen in regionale Eigenarten oder Umgangssprache verfallen. Das kann bei so viel aufgestauter Anspannung ja mal passieren. Nutzen Sie Ihre Abwesenheitsnotiz als Stressventil, um auch noch den letzten Rest heiße Luft abzulassen. Zum Beispiel so:

Betreff: Wenn se ditte hier lesen….

…sonn ick mir meene Mauken schon uff den Malediven. War och mal wieder Zeit. Kommse mir also nicht uff die Idee, in meener Abwesenheit irgendwelche Emils zu schreiben: Ab jetzt lese ick nur noch, watt mir jefällt!

Man sieht sich, ick bin der mit der sonnenjebräunten Haut, falls se mich nich mehr wiedererkennen.

Tschüssikowski,

der/die …

Betreff: Grüße ausm Pott!

So, Kinners, dat malochen hat ein Ende, nu geht’s in den wohlverdienten Urlaub, weil hier plästert’s mir echt zu viel, da kriech ich ja die Pimpernellen!

Glückauf,
ruft laut …

Betreff: Schulldjung, leidor binsch grad ni of Orbeit.

Bei so ner Dämmse bleibsch liebor Daheeme im Garten und ess ä Stückl Eierschegge und ä Schälchen Heeßn. Danach mussch noch das ganze Gelummbe packn, bevor‘s im Flieschor mit dor Muddi undn Gindorn nach Mallorga geht.

Sie brauchn abor ni fänsen, ich gomm ja wiedor. Dann hörsch mir gern das Palaver wiedor an.

Machenses hibsch!

Betreff: Ei Gude wie, wo machstn hie?

Hosche mo, isch mach ab in de Ulaub mit Weck, Worscht un Woi. Alla, ab däim …bin isch widä do zum schaffe. Dann könne mer wie gewohnt babbele.

Euä…

Wie (in-)offiziell muss das nochmal sein?

Da Sie den Artikel aufmerksam gelesen haben, wissen Sie ja, worauf es bei internen und externen Abwesenheitsnotizen ankommt. Wie wichtig die Unterscheidung und das Gegenlesen englischer Versionen ist, die den richtigen Ton treffen sollen,  zeigen folgende Beispiele:

Beispiel interne Abwesenheitsnotiz:

Betreff: Vielen Dank für Ihre Nachricht!

Herzlichen Glückwunsch: Sie sind hiermit offiziell der erste Mitarbeiter, den meine Abwesenheitsnotiz erreicht. Ihr Preis: Ab heute werden alle E-Mails aus meiner Inbox automatisch an Sie weitergleitet. Tun Sie nichts, was ich nicht auch tun würde 😉 😛

Viel Vergnügen (harrharr)!

Ihr…

Beispiel externe Abwesenheitsnotiz:

Betreff: Thank you for your massage!

Beloved Business Partner,

I welcome you to this Abwesenheitsmassage. It means a lot to me, that you will find the attention, that you verdienen. My dear Kollegin will übernehmen alles weitere with you. I’ll be back bald.

I wish you well,

Your…

Während Ihrer Abwesenheit gilt: Geteiltes Glück hält doppelt!

Wenn Sie Ihren Kollegen einen zusätzlichen Gefallen tun möchten, lassen Sie sie an Ihrem Urlaubsglück teilhaben. Wie das am besten geht? Indem Sie Ihnen nichts vorenthalten über Reiseziele, Ihre Begleiter, Ihre persönlichen Gefühle und Gedanken. Sie können sich dabei sicher sein, dass es sicherlich gerade nichts Wichtigeres gibt, als Ihre Urlaubspläne für die lieben Kollegen. Halten Sie sich also nicht zurück und lassen Sie Ihrer Kreativität freien Lauf.

Betreff: DRINGEND! SOFORT ÖFFNEN!!!

Ahoi, Salut und Ciao,

wie du sicherlich noch weißt, bin ich mit den drei Kindern und Charlotte im Urlaub für die nächsten 14 Tage, 10 Stunden, 51 Minuten und 3 Sekunden. Charlotte wollte gerne nach Ibiza, aber unser kleiner Ole verträgt ja die Sonne nicht so gut, deshalb ist es jetzt doch der Spreewald geworden. Eigentlich war campen angesagt, aber davon sind meine Töchter kein Fan von. Jetzt sind wir in einem Sterne-Hotel mit Pool, dem Familienglück zuliebe. 😉 Mal gucken, wie lange das hält. #whereisthebar #Karaokeallnightlong #seeyousoon

Evergreens unter den Abwesenheitsnotizen

Als kleiner Zusatz: Spontane Abwesenheitsnotizen für Feiertage und besondere Anlässe. Es kann losgehen – viel Freude und einen erholsamen Urlaub!

Weihnachten:

Es tut so weh!

Ich liege unterm Weihnachtsbaum. Zu viele Geschenke, zu viel Gans, zu viele exklusive Getränke. Keine Zeit für E-Mails. Zurück am … .

Dumm gelaufen!

Mein Kind hat entdeckt, dass ich mich hinter dem Weihnachtsmannkostüm verberge. Brauche ein paar Tage, um ihm noch vom Osterhasen, Nikolaus und der Zahnfee zu erzählen. Dann wahrscheinlich kinderlos zurück am … .

Ostern:

Wieder irgendso ein Feiertag…

Der Einfachheit halber, und weil das eh keiner mehr auseinander halten kann: Frohe Pfingsten, frohe Himmelfahrt, frohe Ostern, alles liebe zum Muttertag: Man sieht sich sporadisch im Büro!

Mutterschutz/Elternzeit:

I got you, babe!

Für alle, die dachten 5 Kilo Eis in der Mittagspause und ein Glas Wurstwasser zum Nachspülen wären normal: Ist es auch, wenn man schwanger ist. Ab dem … fröne ich diesen kulinarischen Leidenschaften von zu Hause aus. Man sieht sich. Bald im Doppelpack!

Keinen Bock auf Arbeit:

Für Start-Ups

Liebe Kollegen,

mein Workshop zur „veganen, low fat und frutariergeeigneten Smoothie Factory für to go“ wurde leider schon auf morgen Mittag verlegt. Das bedeutet, dass ich leider weder dem Sonnenaufgangsyoga auf der Dachterrasse beiwohnen kann, noch abends beim Craft Beer Tasting dabei bin. Dafür gibt es aber bald vegane Fruchtbomben für alle. P.S.: Wegen der vielen Anfragen: Es gibt leider keine freien Plätze mehr.

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