E-Mails schreiben: Tipps und Regeln

Sie sind aus unserem Alltag nicht mehr wegzudenken. Einige erwarten wir mit großer Ungeduld, andere möchten wir gar nicht erst öffnen. Seitdem 1971 die erste E-Mail in den USA verschickt wurde, um unsere Kommunikation zu revolutionieren, hat sich einiges getan – würde man meinen. Beim Anblick einiger E-Mails beschleicht einen allerdings das Gefühl, dass die Evolution der E-Mail teilweise im Steinzeitalter steckengeblieben ist.

Zwischen den Zeilen tummeln sich wahre Quasselstrippen oder – nicht weniger zum verrückt werden – wortkarge Rätselerfinder und impulsive SCHREIHÄLSE. Anhand dieser unterschiedlichen E-Mail-Temperamente lässt sich ablesen: Den richtigen Ton zu treffen, ist manchmal gar nicht so einfach. Folgende Tipps und Tricks helfen dir, E-Mails richtig zu schreiben – mit einem Überblick über die schaurigsten Fehlerteufel und vorbildlichsten Vorlagen für eine erfolgreiche Kommunikation via E-Mail.

Unerwünschte Pakete kann man wenigstens körperlich von sich stoßen. E-Mails dagegen höchstens in den Papierkorb verschieben.
Unerwünschte Pakete kann man wenigstens körperlich von sich stoßen. E-Mails dagegen höchstens in den Papierkorb verschieben. Quelle: media.giphy.

Erster Tatort: Die Empfängerliste

Die allgemeine E-Mail-Verwirrung beginnt bereits beim unschuldig wirkenden Auswahlfeld „An:“. Manche Verfasser behandeln dieses Feld wie eine Einkaufsliste: Sie wählen aus, was das Zeug hält. Wenn der Größenwahn in der Empfängerliste zuschlägt, werden beruflich schon mal ganze Abteilungen zu Leidensgenossen. Wer liebt sie nicht, die „An alle Mitarbeiter“- E-Mails, die regelmäßig den eigenen Posteingang blockieren und für ordentlich Ablenkung sorgen. In Punkto Empfängerliste zeigt sich also: Weniger ist mehr. Wer zu viele Empfänger auswählt, läuft Gefahr, dass sich letztendlich niemand der Adressierten angesprochen fühlt. Nach dem Motto: Bei über fünf Beteiligten wird schon jemand anderes antworten. Um Zuständigkeiten genauer anzugeben, helfen die Zusatzfelder CC/BCC. Sie stehen für:

CC (Carbon Copy, zu deutsch: Durchschlag):

  1. Eine Kopie der E-Mail. Wer im CC einer E-Mail steht, soll die Informationen zur Kenntnis nehmen, ist aber nicht dazu aufgefordert, auf sie zu reagieren.
  2. Jeder, der im CC einer E-Mail steht, kann alle anderen Empfänger ebenfalls einsehen. Dies sollte vor allem vom Absender bedacht werden.
  3. Nützlich, um mehrere Empfänger auf einen Wissensstand zu bringen und gleichzeitig für alle Beteiligten anzuzeigen, wer inhaltlich involviert ist.

BCC (Blind Carbon Copy, zu deutsch: Blindkopie):

  1. Eine Blindkopie der E-Mail, die anzeigt, dass man nicht direkt antworten muss, sondern lediglich informiert werden sollte.
  2. Wer im BCC einer E-Mail steht, ist für keinen anderen Empfänger einsehbar. Gleichzeitig kann dann auch nicht erkannt werden, wer die E-Mail noch bekommen hat. Das schützt vor allem die Privatsphäre der Empfänger.
  3. Nützlich, wenn nicht alle Adressen für alle einsehbar sein sollten (etwa von externen Firmenkontakten) und mehrere Empfänger über den E-Mail-Verlauf in Kenntnis gesetzt werden sollen.
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Und alle nur so: „Miau?“. Die „An alle Mitarbeiter“-E-Mail: Alle lesen sie, keiner fühlt sich angesprochen. Quelle: media.giphy.

Zweiter Tatort: Die Anrede

„Schnubbi“, „Määädels“, „Hör´mal“: Sicherlich Anreden, die mit der nötigen Prise Vertrauen auf Wohlwollen stoßen können. Im Zweifelsfall wird die ein oder andere E-Mail aber auch weitergeleitet und könnte dann auf eher empörte Augen treffen. Hier gilt: spontane Liebesschwüre lieber in ein anderes Medium (wie Skype oder die gute alte Notiz) verpacken. E-Mails haben immernoch einen offiziellen Charakter und dienen vor allem der Nachverfolgung des Informationsaustauschs. Das heißt aber nicht, dass Anreden grundsätzlich gleich streng ausfallen müssen. Mit folgender Übersicht sprichst du dein Gegenüber bestimmt angemessen an:

Sehr geehrte/-r…

  1. Klassische Anrede beim offziellen „Erstkontakt“ mit z. B. externen Firmenkunden, wenn Angebote unterbreitet werden oder eine Dienstleistung in Anspruch genommen wird.
  2. Der der Adressat/die Adressaten noch unbekannt sind.

Liebe/-r…

  1. Eine Anrede, die auch im beruflichen Kontext immer salonfähiger wird. Hier wird Nähe hergestellt, entweder, weil der Empfänger einem bereits bekannt ist oder weil der Kontakt über eine Mittelsperson hergestellt wurde, sodass der Empfänger bereits mit einer Nachricht rechnet.
  2. Für den firmeninternen Mitarbeiteraustausch geeignet.
  3. Kann auch als Anrede für den „Erstkontakt“ gewählt werden, je nachdem, wie das Verhältnis zum Empfänger ist.

Dritter Tatort: Duzen wir uns?

Von der Anrede geht’s dann auch gleich an eine grundlegende Entscheidung: Das Minenfeld des Duzens und Siezens. Auch hier stellen sich manche Verfasser etwas sprunghaft an, was bei der allgemein großen Fallhöhe bei diesem Thema auch mal nach hinten losgehen kann. Im Allgemeinen gilt:

  1. Der Ältere bietet dem Jüngeren das „Du“ an.
  2. Die Führungskraft dem Mitarbeiter.
  3. Der Firmenältere dem jüngeren Nachwuchs.

Tipp: Das „Du“ gilt für ein ganzes Leben und sollte nicht wieder zurückgenommen werden (es sei denn, man besteht auf das „Sie“ in Form einer distanzierten, respektvollen Arbeitsweise). Weder das „Sie“ noch das „Du“ ist einseitig: Sowohl Empfänger als auch Adressat müssen hier eine gemeinsame Übereinkunft finden.

Immer noch unsicher? Mit folgenden Formulierungen kann das „Du“ oder das „Sie“ auch ganz elegant umfahren werden:

Sehr geehrte Frau …,

vielen Dank für unser Gespräch. Ich freue mich, dass wir eine Übereinstimmung in diesem Fall gefunden haben und bin gespannt auf den weiteren Verlauf. Darüberhinaus schicke ich anbei das Protokoll zu unserer Sitzung mit.

Ich wünsche ein angenehmes Wochenende,
mit freundlichen Grüßen,
Name und Signatur

E-Mails schreiben: Tipps und Regeln
Oder doch lieber zurück zum Siezen? Quelle: media.giphy.

Vierter Tatort: Die Verabschiedung

„In freudiger Erwartung“, „gespannt wie ein Flitzebogen“, „ewig dankbar“ – Ähm, halt mal! Wer wird denn hier gleich übertreiben? Ein einfaches „Mit freundlichen Grüßen“ (wenn formell) oder „Beste Grüße“ (wenn neutral bis freundlich) oder „Herzliche Grüße“ (wenn unter Mitarbeitern oder ein vertrauter Kontakt auf Augenhöhe) reicht meist auch. Und: Eine E-Mail ist kein Telefonat, es sollte also bei einer Verabschiedung bleiben. Ein freundlicher Gruß, wie z. B. zum Wochenende oder zu anstehenden Festtagen, kann zudem eine persönliche Note einbringen, die zeigt, dass man keine Standardnachrichten nach dem Schema F verschickt, sondern diese individuell anpasst.

Tipp: Nach diesen Grußformeln wird kein Komma gesetzt. Einfach den Namen in die nächste Zeile setzen.

Fünfter Tatort: Markierungen, Unterstreichungen, Farben, Emojis.

Ach ja, so ein Kindergeburtstag ist schon was Schönes: Alles so farbenfroh, bunt und ausgelassen. Wenn eine E-Mail allerdings in den Farbeimer fällt, wird es schnell unübersichtlich, wenn nicht: Chaos pur! Da regnet es dicke Farbklekse, dort zarte Linien, an anderer Stelle einen Namen in gelb, unten eine Kontaktadresse in grün, noch dazu viele tanzende Ausrufezeichen und du kannst dir sicher sein: Da kommen nur rote Fragezeichen zurück. Fettgedrucktes kann natürlich auch in professionellen E-Mails zum Einsatz kommen, aber eher, um ein Datum oder eine Uhrzeit hervorzuheben. Sonst empfiehlt es sich, mit Aufzählungen zu arbeiten, um Inhalte optisch zu ordnen. Der Rotstift darf gerne komplett Pause machen, sonst liest sich die E-Mail tatsächlich wie eine fehlerhafte Mathearbeit. Konfetti kann es am Ende ja im übertragenden Sinne trotzdem regnen: in Form einer schnellen Rückmeldung auf die eigene, übersichtlich gestellte Anfrage.

Deshalb gilt beim Thema Hervorhebungen in E-Mails stets: Immer mit der Ruhe. Die Dringlichkeit der eigenen Anfrage sollte eher inhaltlich zum Vorschein kommen, und nicht mit Formatierungen überzogen werden. Sonst aktiviert man im Markierungseifer noch die eigene Großschreibungstaste – und mal ehrlich, wer hat schon Lust auf einen (überschwenglichen) Schreihals?

An: Jens
BCC: Alle Mitarbeiter
Betreff: DRINGEND!

JENS1
WIR BRAUCHEN GANZ DRINGEND DIE LISTE MIT DEN ÄNDERUNGEN BIS HEUTE ABEND111 SONST WIRD ES ZEITLICH SEHR KNAPP. KANNST DU SIE BITTE FÜR ALLE ÖFFENTLICH STELLENßßß

DANKE. KOMISCHES MEETING ÜBRIGENS GERADE ODERß MEINST DU, UNSER CHEF HAT WAS GEMERKT? IST ABER AUCH ECHT DOOFES TIMING, DASS ER HINTER DIR STAND, ALS DU IHN ALS BETRUNKENDE SEEROBBE NACHGEMACHT HAST. BEI DEM BART- KEIN WUNDER111111!!!! 😀 😀 😀

GRÜßLE
THEO

Bunt, ausgelassen, fröhlich? Zu viel Euphorie in Sachen E-Mail-Gestaltung kann manchmal auch zerstörerisch wirken.
Bunt, ausgelassen, fröhlich? Zu viel Euphorie in Sachen E-Mail-Gestaltung kann manchmal auch zerstörerisch wirken. Quelle: media.giphy.

Sechster Tatort: Denglisch

„I think I spider“ – genau das kommt einen in den Sinn bei einer E-Mail, die nur so voller Anglizismen strotzt. ASAP, FIY, BTW – oder dann doch eher TMI? Maybe not so der beste Weg, um sich selbst zu expressen. Da kann es schon mal happen, dass der sense totally verloren geht, und am Ende nur railway station verstanden wird. Insofern: Please, Hände weg von zu viel Denglisch-Sprech. Lieber nochmal kurz innehalten und folgende Denkübung versuchen. „Wie heißt das nochmal in meiner eigenen Sprache?“. Es findet sich bestimmt ein schönes Äquivalent. No worries.

Denglisch im Büro: Ich halte dich im Loop.
Denglisch im Büro: Ich halte dich im Loop.

Zusatztipp: Links einfügen

Die Krönung der Eleganz zeigt sich auch in der Art und Weise, wie Links in E-Mails eingefügt werden. Hierbei müssen wir uns eines kurz vor Augen führen: Eine E-Mail ist vor allem ein Text. Für einen geschmeidigen Lesefluss sind lange Link-URLs eher störend, sie wirken wie eine Unterbrechung und lenken vom Inhalt ab. Das Gegengift: Einfach an passender Stelle ein Wort markieren und hier den jeweiligen Link einfügen, wie z. B.: „Unsere Themenbereiche finden Sie hier“. Dann können die Augen ganz entspannt weiterlesen und besser aufnehmen, worum es eigentlich wirklich geht.

Feinschliff: Lesebestätigung und Gegenlesen

Ein zweiter Blick über das eigene Verfasste kann so manchem E-Mail-Desaster (Stichwort: SCHREIHALS) vorbeugen. Doppelt hält besser: Lieber nochmal gegenlesen, Rechtschreibung und Empfänger überprüfen. Eine gute Angewohnheit ist es auch, nach dem Versenden kurz die eigene E-Mail zu überfliegen, um sicher zu gehen, dass alle wichtigen Infos verständlich angekommen sind. Mit der automatischen Lesebestätigung sollte man allerdings sparsam umgehen: Sie wird vom Empfänger meistens als lästiges Pop-Up wahrgenommen und weggeklickt. Eine freundliche Aufforderung, bis wann man mit einer Rückmeldung rechnet, ist hier die stilvollere Variante.

Doppelt hält besser: Lieber nochmal die eigene E-Mail gegenlesen.
Doppelt hält besser: Lieber nochmal die eigene E-Mail gegenlesen. Quelle: media.giphy.

Und nun: Ab mit der E-Mail ins 21.Jahrhundert! Du kennst noch weitere Angewohnheiten in Sachen E-Mail-Kommunikation, die deinen Papierkorb regelmäßig überquellen lassen? Dann freuen wir uns über einen Kommentar.

Das Artikelbild ist von Mathyas Kurmann

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