Peinliche E-Mail-Pannen im Job: Häufige Fehler und wie du sie vermeidest.

Gute und professionelle E-Mails zu schreiben, ist eine unterschätzte Kunst. Jede Person, die in ihrem Arbeitsalltag auf die elektronische Post angewiesen ist, weiß, wie wichtig der richtige Umgang mit Outlook und Co. sein kann.

Denn Fehler passieren schnell und sind nach einem falschen Klick nicht mehr rückgängig zu machen. Den Anhang vergessen, die falsche Empfängeradresse eingegeben oder fiese Rechtschreibfehler übersehen: Solche Missgeschicke wirken einfach unprofessionell.

Nachdem du diesen Artikel gelesen hast, solltest du gegen folgende E-Mail-Pannen bestens gerüstet sein:

  1. Ketten-Massenmails auslösen und interne Netzwerke lahmlegen.
  2. Peinliche und kompromittierende Platzhalter in E-Mails verschicken.
  3. Die Anonymität interner Chats unterschätzen.
  4. … und vieles mehr. 🙂

Aus Fehlern lernt man ja bekanntlich am besten. Und zwar nicht nur aus den eigenen: Auch die Fehler anderer können eine lehrreiche Quelle sein. Schauen wir uns also drei E-Mail-Pannen an, die uns eine Lehre sein können.

Der Fall von Babette und dem #kürschnergate

Die Antwort von Babette – einer Grünen-Mitarbeiterin aus Karlsruhe – auf eine Massenmail brachte gehörig Schwung in den Alltag der Bundestagsabgeordneten und ihrer Angestellten. Dabei fing alles so harmlos an:

In einer Mail an alle Fraktionen, Wahlkreise, Verwaltungen, Abgeordneten und Mitarbeiter wies die Infostelle des Bundestages auf die neue Ausgabe des Kürschner-Handbuchs „Gesetzliche Grundlagen, Geschäftsordnungen. Deutscher Bundestag – Bundesrat – Bundesregierung“ hin.

Während die meisten das taten, was man normalerweise mit einer Rund-Mail tut (zur Kenntnis nehmen, archivieren oder in den digitalen Papierkorb verschieben), schrieb die Grünen-Mitarbeiterin Babette ihrer Kollegin in Berlin folgendes zurück: „Liebe Britta, wenn Ihr euch eindeckt, bringt ihr mir eins mit? Danke und herzliche Grüße“

Der Haken an der Sache: Sie klickte versehentlich auf „Allen antworten“ und schickte damit ihre Bitte nicht nur ihrer Kollegin, sondern auch an ungefähr 5.000 weitere Empfängerinnen und Empfänger. Der Albtraum eines jeden Outlook-Nutzers!

Gerade bei Gruppen E-Mails muss man sehr darauf aufpassen, wem man alles seine Antwort schickt.
Gute alte Zeiten: Massen-E-Mails und spontane Kettenreaktionen – mit der herkömmlichen Post passiert das nicht. (Foto von Mathyas Kurmann/Unsplash)

Die Antworten ließen nicht lange auf sich warten und wurden natürlich auch an den ganzen Verteiler gesendet. Von Kommentaren wie „Bitte nehmen Sie mich aus dem Verteiler“ über „Ich grüße meine Mutti. Hallo!“ bis hin zu Food-Pics aus der Mittagspause – die Angestellten und Politiker/-innen wurden richtig kreativ.

Neben den unzähligen E-Mails, die sogar fast das interne Netzwerk lahmlegten, wurde der Fauxpas auch in den sozialen Medien publik gemacht. Durch Facebook-Gruppen, zum Beispiel „Babette war’s“, und den Hashtag #kürschnergate gelangte der Vorfall sogar in die Nachrichten.

So passiert dir das NICHT: Vor allem bei Massenmails mit öffentlichem Verteiler solltest du GANZ GENAU darauf achten, dass du auf „Antworten“, statt auf „Allen antworten“ klickst. Checke lieber vor dem Absenden noch einmal den Verteiler. Hast du eine persönliche Anfrage an eine Kollegin oder einen Kollegen, kannst du natürlich auch zum Telefon greifen und schnell anrufen – das ist eh persönlicher.

Der Fall des anzüglichen Platzhalters

Ein Spielzeug-Unternehmen hätte vor dem Verschicken seines Newsletters besser nochmal den angegebenen Link checken sollen. Denn das, was bei den Eltern ankam, war alles andere als jugendfrei.

Das Projekt, das in dem besagten Newsletter beworben wurde, war eine Social-Media-Aktion. Die Idee: Die Eltern sollten ihre Kinder beim Auspacken der neuen Spielsachen filmen und die Videos anschließend online hochladen. Auf YouTube bezeichnet man dieses Prinzip des Auspackens vor der Kamera als „Unboxing“.

Das Problem: In dem Newsletter befand sich noch ein Platzhalter. Dort, wo die URL stehen sollte, unter der die Unboxing-Videos hochgeladen werden konnten, standen zwischen dem „www“ und dem „.de“ drei Mal „XXX“. Der Verfasser hatte sicherlich noch vor, den korrekten Link einzufügen.

Wer aber nun auf diesen Link klickte, um die entzückenden Videos seiner Kinder hochzuladen, fand sich auf einer ganz und gar nicht kinderfreundlichen Seite wieder…

So passiert dir das NICHT: Besser keine „X“ für Platzhalter-Links verwenden. Nachdem du einen wichtigen Text gründlich gecheckt hast, solltest du auch nochmal eine/-n Kollegen/-in drüber gucken lassen – vier Augen sehen mehr als zwei. Wenn du einen Platzhalter verwendest, markierst du ihn am besten farbig (z. B. in knallrot). Dann ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass du vergisst, ihn durch den richtigen Link auszutauschen.

Der gewählte Platzhalter in dem Newsletter eines Spielzeugunternehmens war nicht für Kinderaugen geeignet…
Bei wichtigen E-Mails oder Veröffentlichungen kannst du ruhig eine Kollegin oder einen Kollegen Korrektur lesen lassen. Vier Augen sehen mehr als zwei. (Foto von Caleb Woods/Unsplash)

Der Fall des versehentlichen Blind Dates

Einer neuen Mitarbeiterin einer Bank in Frankfurt am Main, wir nennen sie Frau Müller, passierte folgendes: Wie in jedem größeren Unternehmen, gab es auch in dieser Bank ein Intranet, über das die Angestellten miteinander kommunizieren konnten. So war es unter anderem gang und gäbe, sich über das Intranet zum gemeinsamen Mittagessen zu verabreden.

Nachdem Frau Müller schon einige Mittagspausen mit verschiedenen Kolleginnen und Kollegen verbracht hatte, ergriff sie die Initiative und fragte im Intranet-Chat nach, wer Lust hätte, ihr beim Lunch Gesellschaft zu leisten.

Eine Kollegin antwortete ihr und bat sich an, die Pause gemeinsam zu verbringen. Nachdem die beiden vom Gruppenchat in einen privaten Chat gewechselt waren (Bis hierhin alles richtig gemacht!), klärten sie die Details ab. Da die Chatpartnerin allerdings in einer anderen Abteilung arbeitete, fragte Frau Müller sie, woran sie sie erkennen würde. Daraufhin kam die spaßige Antwort:

„Haha, ich trage eine Blume im Revers.“

Die Kollegin hielt die Frage eindeutig für einen Scherz. DENN: Anscheinend waren die beiden bereits mehrere Male in einer größeren Gruppe gemeinsam Mittag essen gegangen. Frau Müller hatte nun unfreiwillig verraten, dass sie sich nicht an die andere Kollegin erinnern konnte. Peinlich… So blieb ihr nur übrig, so zu tun, als sei es tatsächlich ein Scherz gewesen und darauf zu hoffen, ihre Kollegin doch noch wieder zu erkennen.

So passiert dir das NICHT: Auch wenn es am Anfang schwer fällt: Versuche, dir die Namen deiner Kolleginnen und Kollegen einzuprägen. Die Anonymität von E-Mails oder internen Chats kann sonst zu unangenehmen Situationen führen.

So kannst du E-Mail-Pannen im Alltag vermeiden.

Nachdem du aus den Fehlern der oben beschriebenen Fälle schon einiges lernen konntest, hier noch ein paar generelle Tipps für einen E-Mail-Pannen-freien Arbeitsalltag:

Passiert euch ein E-Mail-Missgeschick, ist Humor manchmal die beste Medizin.
Unter guten Kolleginnen weist man sich auf Fehler hin, die der anderen nicht auffallen. So kann der/die Andere schneller reagieren und die E-Mail-Wogen glätten. (Foto von Brooke Cagle/Unsplash)
  1. Empfängeradresse zum Schluss hinzufügen. Schreibe deine E-Mails vor und kopiere sie erst dann in dein Mail-Programm. So vermeidest du, dass deine Nachricht zu früh (und eventuell fehlerhaft) abgeschickt wird. Außerdem hast du so auch meistens einen Rechtschreib-Check inklusive. Wenn dir das zu aufwendig ist, dann schreibe zuerst deine E-Mail und füge zum Schluss die Empfängeradresse hinzu.
  2. Nachrichtenverläufe vor dem Absenden prüfen. Wenn du eine E-Mail an eine dritte Person weiterleiten möchtest, schau dir vorher den untenstehenden E-Mail-Verlauf an. Denn in der Regel wird dieser Rattenschwanz automatisch mit verschickt. Und wenn dort interne Absprachen, vertrauliche Insider-Witze oder gar ein fieser Kommentar drin stehen, kann das sehr unangenehm werden.
  3. Empfänger/-in in BCC setzen. Wenn du Gruppenmails verschickst, dann achte – je nach Anlass und Art der E-Mail – darauf, dass du die Empfängerinnen und Empfänger in BCC setzt. Denn in der CC-Zeile sind die Adressen für alle sichtbar. Gerade bei sensiblen Kundendaten sollte man hier vorsichtig sein. Außerdem vermeidest du auf diese Weise E-Mail-Lawinen wie in unserem „Kürschnergate“-Beispiel.

Wenn dir trotz unserer Hinweise und Tipps doch einmal ein E-Mail-Missgeschick passieren sollte, raten wir dir dazu, offen mit dem Fehler umzugehen. Entschuldige dich entweder persönlich bei den Empfängern oder schicke eine E-Mail hinterher.

Denn auch bei der Arbeit sind wir schließlich alle nur Menschen!

Titelbild von NeONBRAND/Unsplash

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