Du möchtest dein Personal inhouse weiterbilden? Dann ist eine Inhouse Schulung eine gute Idee! Wir helfen dir bei deinen Vorüberlegungen und der optimalen Planung.

Damit du entspannt den Überblick behältst, haben wir dir außerdem eine Checkliste zusammengestellt, die du bequem herunterladen kannst.

Step 1: Zielsetzung der Inhouse Schulung

Checkliste fuer Inhouse Schulungen.
Checkliste für Inhouse Schulungen zum Download.

Zu Beginn solltest du dir diese Fragen beantworten: Was ist das Ziel der Schulung und welche Kompetenzen sollen meine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mitnehmen? Stecke das Feld ab: Geht es um eine Produkteinführung? Oder um den Ausbau von Führungskompetenzen? Steht eine interne Umstrukturierung bevor? Oder muss die überholte Technik einem Nachfolgeprodukt weichen? Je nachdem, was du planst, solltest du eine Liste mit Zielen erstellen.

Tipp: Definiere möglichst messbare Ziele für das Seminar.

  1. Anlass und Ziel der Schulung beschreiben
  2. Kompetenzen, die ausgebildet werden sollen, festlegen
  3. Liste mit möglichst messbaren Schulungszielen erstellen

Step 2: Budgetplanung

Nachdem du die Ziele der Inhouse Schulung definiert hast, geht es an die Finanzen. Hier zahlt es sich in der Vorbereitung natürlich aus, wenn deine Firma bereits ein eigenes Budget für Weiterbildungen eingerichtet hat. Ist das nicht der Fall, musst du entscheiden, über welche Abteilung bzw. Kostenstelle die Inhouse Schulung abgerechnet werden soll.

  1. Budget ermitteln und festlegen
  2. Kostenstelle für Abrechnung ermitteln

Step 3: Zielgruppe definieren

Im nächsten Schritt solltest du die genaue Anzahl und kurze Profile der Teilnehmenden festhalten. Überlege dir: Welche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter deines Unternehmens nehmen an der Schulung teil? Für den Schulungsanbieter deiner Wahl ist es hilfreich zu wissen, welche Vorkenntnisse die Teilnehmenden mitbringen und welche Funktionen diese im Unternehmen innehaben.

  1. Anzahl der Teilnehmenden festlegen
  2. Position, Rolle und Aufgabe der Teilnehmenden im Unternehmen festhalten (Junior, Senior, Manager etc.)
  3. Vorwissen der Teilnehmenden ermitteln

Step 4: Schulungsart festlegen

Inhouse Schulungen gibt es in unterschiedlichen Formaten. Nicht nur die Dauer, sondern auch die Lernmethoden können variieren. Mache dir im Vorfeld darüber Gedanken, wie viel Zeit du insgesamt für die Schulung aufbringen möchtest bzw. kannst. Soll sie an mehreren Tagen stattfinden oder lieber eintägig abgehalten werden? Und wie sieht es mit der Schulungsform aus? Wünschst du dir ein eher klassisches Seminar mit größerem Redeanteil des/der Trainers/-in? Oder bevorzugst du eher eine Workshop-Atmosphäre mit Praxisübungen für die Teilnehmenden? Soll die Schulung in Präsenz, also vor Ort, stattfinden oder als Live-Online-Weiterbildung durchgeführt werden?

Tipp: Überlege dir, ob deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine Zertifizierung erhalten sollen. Damit könnten sie anschließend ihre neue Expertise offiziell nachweisen.

  1. Überlegungen zur Dauer der Schulung festhalten (halbtägig, ganztägig, mehrtägig/einmalig oder wiederholt)
  2. Schulungsform festlegen (Seminar, Workshop, Online-Schulung etc.)
  3. Zertifizierung/Teilnahmebescheinigung für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (ja/nein)

Step 5: Den richtigen Anbieter finden

Jetzt geht es ans Eingemachte. Du weißt nun, welches Ziel du mit dem Inhouse Seminar erreichen willst, wer über welchen Zeitraum an dieser teilnehmen soll und wie dein Budget aufgestellt ist. Mit dieser Grundlage kannst du dir nun einen Bildungspartner aussuchen, der dir mittels einer Bedarfsanalyse hilft, ein Konzept mit Zielen und Inhalten der Schulung festzulegen, zu organisieren und den/die Trainer/-in stellt. Doch nach welchen Kriterien wählst du den Anbieter aus? Wichtig ist zunächst, mehr über die Referenzen und Praxiserfahrungen der verschiedenen Anbieter in Erfahrung zu bringen. Die Qualität der Schulung – und damit der Erfolg deines Unternehmens – steht und fällt mit den Qualifikationen der jeweiligen Referentin/Trainerin bzw. des Referenten/Dozenten und dem dazugehörigen Bildungspartner. Suche dir zwei bis drei Bildungspartner heraus und vergleiche sie miteinander. Dann hole dir zunächst unverbindliche Angebote ein.

Tipp: Die Vergleichskriterien erfragst du am besten telefonisch bei den Bildungspartnern, um ein Gefühl für dein Gegenüber zu bekommen.

Folgende Aspekte kannst du erfragen und vergleichen:

Konditionen

  1. Kostenvoranschlag für die gesamte Durchführung
  2. Übernahme der Kosten für Anfahrt und Unterkunft für die Referenten/Trainer: Im Gesamtpreis inbegriffen
  3. Zusätzliche Kosten, wie Seminarunterlagen, Spesen, Kosten für Vorbereitungsaufwand und Konzeptionsarbeit etc. einplanen
  4. Stornierungsfristen erfragen

Kompetenz und Praxiserfahrung des Bildungsanbieters

  1. Arbeitet der Bildungsanbieter mit einem zertifizierten Qualitätsmanagement?
  2. Wird regelmäßig Kundenfeedback eingeholt (Teilnehmerumfragen etc.)

Kompetenz und Praxiserfahrung der Referenten/Trainer

  1. Gibt es die Möglichkeit, die Trainer kennenzulernen?
  2. Erfahrungen/Referenzen der Trainer/-innen

Bedarfsanalyse

  1. Erfolgt eine umfassende Bedarfsanalyse für dein Unternehmen?

Schulungskonzepts

  1. Erstellung eines individuellen Schulungskonzepts
  2. Findest du dich mit deinen Zielen und Wünschen in dem Angebot wieder?

Inklusivleistungen

  1. Bereitstellung von Seminarunterlagen (Hand-Outs, Arbeitsmaterialien, Namensschilder)
  2. Benötigte Technik für die Schulung: Was davon stellt der Bildungspartner?

Online-Schulungen

  1. Informationen zur Schulungssoftware erfragen
  2. Bereitstellung der Technik: Was wird gestellt, was benötigt (Headsets, Webcams etc.)?
  3. Hat der Anbieter ausreichend Praxiserfahrung mit virtuellen Lernkonzepten?

Step 6: Auftragsbestätigung und Planung der Schulungsinhalte

Nachdem der Anbieter steht und du eine Auftragsbestätigung erhalten hast, solltet ihr gemeinsam die Schulungsinhalte im Detail abstimmen. Bleibe in Kontakt mit dem Bildungsanbieter und lerne den/die Referent/-in/Trainer/-in persönlich oder telefonisch kennen. Informiere dich darüber, wie diese die Schulung bzw. der Workshop konkret durchgeführt werden wird. Leite wichtige Informationen und Vorschriften deines Unternehmens weiter, damit gewisse Richtlinien in der Umsetzung der Schulung beachtet werden können.

Tipp: Lege gemeinsam mit deinem Bildungspartner eine Schulungsagenda fest.

  1. Auftragsbestätigung des Bildungsanbieters anfordern
  2. Schulungsinhalte detailliert absprechen, Schwerpunkte festlegen
  3. Inhalte passgenau auf dein Unternehmen abstimmen lassen
  4. Mit Referenten/-innen/Trainern/-innen in Kontakt treten (mind. 1x telefonisch)
  5. Absprache über Art der Wissensvermittlung (PowerPoint, Videos, Gruppenarbeit etc.)
  6. Anbieter und Referenten/-in/Trainer/-in über betriebsinterne Richtlinien bzw. Vorgaben informieren
  7. Schulungsablauf und -inhalte verschriftlichen lassen

Step 7: Termin festlegen

Jetzt geht es an die firmeninterne Terminplanung. Hier lohnt sich ein Blick in die Urlaubsplanung deiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, damit du sicher sein kannst, dass an den vorgeschlagenen Tagen auch alle anwesend sind. Strategisch ist es zudem sinnvoll, die Inhouse Schulung nicht zu den Stoßzeiten stattfinden zu lassen, damit sich die Teilnehmenden auch wirklich auf die Schulung einlassen können und gedanklich nicht abgelenkt sind. Sobald diese Punkte geklärt sind und du mit dem Bildungsanbieter den finalen Termin geklärt hast, kannst du die offizielle Einladung plus Schulungsagenda an alle Teilnehmenden versenden. Auch für die Rückmeldungen und eine eventuelle Terminänderung solltest du ein wenig zeitlichen Vorlauf einplanen.

Tipp: Lege einen konkreten Tagesablauf inklusive Pausen fest.

  1. Urlaubsplanung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter berücksichtigen
  2. Termin außerhalb der betrieblichen Stoßzeiten legen
  3. Termin mit Bildungsanbieter final klären
  4. Einladungen versenden
  5. An- und Abmeldeverfahren festlegen
  6. Zeit für Rückmeldungen einplanen
  7. Tagesablauf (inkl. Pausen) festlegen und bereitstellen

Step 8: Referent/-innen bzw. Trainer/-innen versorgen

Falls diese Leistung nicht von deinem Bildungspartner übernommen wird: Stelle sicher, dass der Referent bzw. die Referentin eine Unterkunft hat und die Anfahrt organisiert ist. Verschicke dazu vorab eine Anfahrtsskizze.

Tipp: Nenne dem Trainer eine/-n Ansprechpartner/-in im Unternehmen und dessen/deren Kontaktdaten.

  1. Hotelzimmer/Unterkunft buchen (falls vereinbart)
  2. Anreise buchen (falls vereinbart)
  3. Ansprechpartner/-in im Unternehmen benennen und Kontaktdaten an Referenten/-in/Trainer/-in weitergeben
  4. Anfahrtsskizze zum Veranstaltungsort versenden
  5. Weg zu den Schulungsräumen im Gebäude ausschildern

Step 9: Raumplanung und -vorbereitung

Als Veranstaltungsort für die Inhouse Schulung kannst du deine eigenen Büroräume nutzen oder externe Räume anmieten. Achte dabei darauf, dass sich der externe Ort in der Nähe der firmeneigenen Büros befindet, damit keine weiten Anfahrtswege für deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entstehen. Deine Schulung findet online statt? Umso besser: Hier benötigst du keinen extra Raum. Dennoch sollte für den Zeitraum der Schulung sichergestellt werden, dass die Teilnehmenden keiner großen Lärmbelastung ausgesetzt sind und die nötige Technik für jede Person installiert und zugänglich ist.

Inhouse Schulung in Präsenz:

  1. Seminarraum organisieren (intern/extern)
  2. Ggf. im firmeninternen Raumplan den Seminarraum reservieren
  3. Seminarraum gemäß Trainerwünschen vorbereiten (Bestuhlung, Materialien etc.)
  4. Ansprechpartner/-in für Raumreservierung, Technik und Raumausstattung bestimmen
  5. Telefonnummer bereithalten von Hausmeister, Techniker und Pförtner
  6. Technik bereitstellen (Beamer, Lautsprecher, Flipchart, Leinwand, Moderatorenkoffer etc.)
  7. Ggf. W-LAN Code bereithalten

Wenn nicht vom Bildungsanbieter übernommen:

  1. Sitzordnung überlegen (ggf. übernimmt dies der/die Trainer/-in) und Namensschilder erstellen
  2. Schulungsmaterialien (Papier, Stifte etc.) für Teilnehmende vorbereiten

Online-Schulung:

  1. Technik und Software installieren
  2. Techniktest durchführen
  3. Ruhige Umgebung sicherstellen
  4. Technik bereitstellen (Headsets etc.)

Step 10: Bewirtung

Bei einem durchgetakteten Schulungstag ist es wichtig, dass die Teilnehmenden verpflegt werden und zwischendurch kleine Pausen einlegen können. Wenn für das leibliche Wohl gesorgt ist, kann das Erlernte gleich viel besser verdaut werden.

  1. Teilnehmende nach möglichen Nahrungsmittelunverträglichkeiten fragen
  2. Catering bestellen (evtl. eine vegetarische Variante einplanen)
  3. Kaffeepausen einplanen
  4. Getränke bereitstellen

Step 11: Geschafft! Zeit für Feedback und Follow-up

Ab hier kannst du dir kurz auf die Schulter klopfen. Du bist alle wichtigen Schritte zur Planung deiner Inhouse Schulung durchgegangen. Nun heißt es: Vorhang auf für den/die Trainer/-in!

  1. Rechnung begleichen
  2. Teilnehmerfeedback lesen
  3. Ggf. Follow-up oder Folgeauftrag vereinbaren

Alle wichtigen Schritte findest du hier nochmal als Checkliste zum Abhaken auf einen Blick. Wir wünschen dir gutes Gelingen bei der Planung und Durchführung deiner Inhouse Schulung. Jetzt downloaden!

Checkliste fuer Inhouse Schulungen.

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