Sie möchten Ihre Mitarbeiter mittels einer Inhouse Schulung weiterbilden? Gute Idee! Welche Gedanken Sie sich im Vorfeld machen sollten und wie Sie Ihre Schulung optimal planen können, lesen Sie hier. Damit Sie entspannt den Überblick behalten, haben wir Ihnen außerdem eine Checkliste zum Download zusammengestellt.

Step 1: Zielsetzung der Inhouse Schulung

Checkliste fuer Inhouse Schulungen.
Checkliste für Inhouse Schulungen zum Download.

Zu Beginn sollten Sie diese Fragen beantworten: Was ist das Ziel der Schulung und welche Kompetenzen sollen Ihre Mitarbeiter mitnehmen? Stecken Sie das Feld ab: Geht es um eine Produkteinführung? Oder um den Ausbau von Führungskompetenzen? Steht eine interne Umstrukturierung bevor? Oder muss die überholte Technik einem Nachfolgeprodukt weichen? Je nachdem, was Sie planen, sollte eine Liste mit Zielen erstellt werden.

Tipp: Definieren Sie möglichst messbare Ziele für das Seminar.

  1. Anlass und Ziel der Schulung beschreiben
  2. Kompetenzen, die ausgebildet werden sollen, festlegen
  3. Liste mit möglichst messbaren Schulungszielen erstellen

Step 2: Budgetplanung

Nachdem Sie die Ziele der Inhouse Schulung abgesteckt haben, geht es an die Finanzen. Hier zahlt es sich in der Vorbereitung natürlich aus, wenn Ihre Firma bereits ein eigenes Budget für Weiterbildungen eingerichtet hat. Ist das nicht der Fall, müssen Sie entscheiden, über welche Abteilung bzw. Kostenstelle die Inhouse Schulung abgerechnet werden soll.

  1. Budget ermitteln und festlegen
  2. Kostenstelle für Abrechnung ermitteln

Step 3: Zielgruppe definieren

Im nächsten Schritt sollten Sie die genaue Anzahl und kurze Profile der Teilnehmer festhalten. Überlegen Sie: Welche Mitarbeiter Ihres Unternehmens nehmen an der Schulung teil? Für den Schulungsanbieter Ihrer Wahl ist es hilfreich zu wissen, welche Vorkenntnisse die Teilnehmer mitbringen und welche Funktionen diese im Unternehmen innehaben.

  1. Anzahl der Teilnehmer festlegen
  2. Position, Rolle und Aufgabe der Teilnehmer im Unternehmen festhalten (Junior, Senior, Manager etc.)
  3. Vorwissen der Teilnehmer ermitteln

Step 4: Schulungsart festlegen

Inhouse Schulungen gibt es in unterschiedlichen Formaten. Nicht nur die Dauer, auch die Lernmethoden können variieren. Machen Sie sich im Vorfeld Gedanken, wie viel Zeit Sie insgesamt für die Schulung aufbringen möchten bzw. können. Soll diese an mehreren Tagen stattfinden oder lieber eintägig abgehalten werden? Und wie sieht es mit der Schulungsform aus? Wünschen Sie sich ein eher klassisches Seminar mit größerem Redeanteil der Referenten/Trainer? Oder eine Workshop-Atmosphäre mit Praxisübungen für die Teilnehmer? Soll die Schulung in Präsenz, also vor Ort stattfinden oder als Live-Online-Weiterbildung durchgeführt werden?

Tipp: Überlegen Sie sich, ob Ihre Mitarbeiter eine Zertifizierung erhalten sollen. Damit können diese ihre neue Expertise offiziell nachweisen.

  1. Überlegungen zur Dauer der Schulung festhalten (halbtägig, ganztägig, mehrtägig / einmalig oder wiederholt)
  2. Schulungsform festlegen (Seminar, Workshop, Online-Schulung etc.)
  3. Zertifizierung/Teilnahmebescheinigung für Mitarbeiter (ja/nein)

Step 5: Den richtigen Anbieter finden

Jetzt geht es ans Eingemachte. Sie wissen nun, welches Ziel Sie mit dem Inhouse Seminar erreichen wollen, wer über welchen Zeitraum an dieser teilnehmen soll und wie Ihr Budget aufgestellt ist. Mit dieser Grundlage können Sie sich nun einen Bildungspartner aussuchen, der Ihnen mittels einer Bedarfsanalyse hilft, ein Konzept mit Zielen und Inhalten der Schulung festzulegen, zu organisieren und die Referenten/Trainer stellt. Doch nach welchen Kriterien sollten Sie auswählen? Wichtig ist zunächst, mehr über die Referenzen und Praxiserfahrungen der verschiedenen Anbieter in Erfahrung zu bringen. Die Qualität der Schulung – und damit der Erfolg Ihres Unternehmens – steht und fällt mit den Qualifikationen des jeweiligen Dozenten und dem dazugehörigen Bildungspartner. Suchen Sie sich zwei bis drei Bildungspartner heraus und vergleichen Sie diese. Holen Sie sich zunächst unverbindliche Angebote ein.

Tipp: Die Vergleichskriterien erfragen Sie am besten telefonisch bei den Bildungspartnern, um ein Gefühl für Ihr Gegenüber zu bekommen.

Folgende Aspekte können Sie erfragen und vergleichen:

Konditionen

  1. Kostenvoranschlag für die gesamte Durchführung
  2. Übernahme der Kosten für Anfahrt und Unterkunft für die Referenten/Trainer: Im Gesamtpreis mit inbegriffen
  3. Zusätzliche Kosten, wie Seminarunterlagen, Spesen, Kosten für Vorbereitungsaufwand und Konzeptionsarbeit etc., einplanen
  4. Stornierungsfristen erfragen

Kompetenz und Praxiserfahrung des Bildungsanbieters

  1. Arbeitet der Bildungsanbieter mit einem zertifizierten Qualitätsmanagement?
  2. Wird regelmäßig Kundenfeedback eingeholt (Teilnehmerumfragen etc.)

Kompetenz und Praxiserfahrung der Referenten/Trainer

  1. Gibt es die Möglichkeit, die Trainer kennenzulernen?
  2. Erfahrungen/Referenzen der Trainer

Bedarfsanalyse

  1. Erfolgt eine umfassende Bedarfsanalyse für Ihr Unternehmen?

Schulungskonzepts

  1. Erstellung eines individuellen Schulungskonzepts
  2. Finden Sie sich mit Ihren Zielen und Wünschen in dem Angebot wieder?

Inklusivleistungen

  1. Bereitstellung von Seminarunterlagen (Hand-Outs, Arbeitsmaterialien, Namensschilder)
  2. Benötigte Technik für die Schulung: Was davon stellt der Bildungspartner?

Online-Schulungen

  1. Informationen zur Schulungssoftware erfragen
  2. Bereitstellung der Technik: Was wird gestellt, was benötigt (Headsets, Webcams etc.)?
  3. Hat der Anbieter ausreichend Praxiserfahrung mit virtuellen Lernkonzepten?

Step 6: Auftragsbestätigung und Planung der Schulungsinhalte

Nachdem der Anbieter steht und Sie eine Auftragsbestätigung erhalten haben, sollten Sie die Schulungsinhalte im Detail abstimmen. Bleiben Sie in Kontakt mit dem Bildungsanbieter und lernen Sie die Referenten/Trainer persönlich oder telefonisch kennen. Informieren Sie sich darüber, wie diese die Schulung bzw. den Workshop konkret durchführen werden. Leiten Sie wichtige Informationen und Vorschriften Ihres Unternehmens weiter, damit gewisse Richtlinien in der Umsetzung der Schulung beachtet werden können.

Tipp: Legen Sie mit Ihrem Bildungspartner eine Schulungsagenda fest.

  1. Auftragsbestätigung des Bildungsanbieters anfordern
  2. Schulungsinhalte detailliert absprechen, Schwerpunkte festlegen
  3. Inhalte passgenau auf das Unternehmen abstimmen lassen
  4. Mit Referenten/Trainern in Kontakt treten (mind. 1x telefonisch)
  5. Absprache über Art der Wissensvermittlung (PowerPoint, Videos, Gruppenarbeit etc.)
  6. Anbieter und Referenten/Trainer über betriebsinterne Richtlinien bzw. Vorgaben informieren
  7. Schulungsablauf und -inhalte verschriftlichen lassen

Step 7: Termin festlegen

Jetzt geht es an die firmeninterne Terminplanung. Hier lohnt sich ein Blick in die Urlaubsplanung Ihrer Mitarbeiter, damit Sie sicher sein können, dass an den vorgeschlagenen Tagen auch alle anwesend sind. Strategisch ist es zudem sinnvoll, die Inhouse Schulung nicht zu den Stoßzeiten stattfinden zu lassen, damit sich die Teilnehmer auch wirklich auf die Schulung einlassen können und gedanklich nicht abgelenkt sind. Sobald diese Punkte geklärt sind und Sie mit dem Bildungsanbieter den finalen Termin geklärt haben, können Sie die offizielle Einladung plus Schulungsagenda an alle Teilnehmer versenden. Auch für die Rückmeldungen und eventuelle Terminänderung sollten Sie etwas zeitlichen Vorlauf einplanen.

Tipp: Legen Sie einen konkreten Tagesablauf inklusive Pausen fest.

  1. Urlaubsplanung der Mitarbeiter berücksichtigen
  2. Termin außerhalb der betrieblichen Stoßzeiten legen
  3. Termin mit Bildungsanbieter final klären
  4. Einladungen versenden
  5. An- und Abmeldeverfahren festlegen
  6. Zeit für Rückmeldungen einplanen
  7. Tagesablauf (inkl. Pausen) festlegen und bereitstellen

Step 8: Referenten/Trainer versorgen

Falls diese Leistung nicht von Ihrem Bildungspartner übernommen wird: Stellen Sie sicher, dass der Referent bzw. die Referentin eine Unterkunft hat und die Anfahrt organsiert ist. Verschicken Sie dazu vorab eine Anfahrtsskizze.

Tipp: Nennen Sie dem Trainer einen Ansprechpartner im Unternehmen und dessen Kontaktdaten.

  1. Hotelzimmer/Unterkunft buchen (falls vereinbart)
  2. Anreise buchen (falls vereinbart)
  3. Ansprechpartner im Unternehmen benennen und dessen Kontaktdaten an Referenten/Trainer weitergeben
  4. Anfahrtsskizze zum Veranstaltungsortes versenden
  5. Weg zu den Schulungsräumen im Gebäude ausschildern

Step 9: Raumplanung und -vorbereitung

Als Veranstaltungsort für die Inhouse Schulung können Sie Ihre eigenen Büroräume externe Räume anmieten. Achten Sie dabei darauf, dass sich der externe Ort in der Nähe der firmeneigenen Büros befindet, damit keine weiten Anfahrtswege für Ihre Mitarbeiter entstehen. Ihre Schulung findet online statt? Umso besser: Hier benötigen Sie keinen extra Raum. Dennoch sollte für den Zeitraum der Schulung sichergestellt werden, dass die Teilnehmer keiner großen Lärmbelastung ausgesetzt sind und die nötige Technik für jeden installiert und zugänglich ist.

Inhouse Schulung in Präsenz:

  1. Seminarraum organisieren (intern/extern)
  2. Ggf. im firmeninternen Raumplan den Seminarraum reservieren
  3. Seminarraum gemäß Trainerwünschen vorbereiten (Bestuhlung, Materialien etc.)
  4. Ansprechpartner für Raumreservierung, Technik und Raumausstattung bestimmen
  5. Telefonnummer bereithalten von Hausmeister, Techniker und Pförtner
  6. Technik bereitstellen (Beamer, Lautsprecher, Flipchart, Leinwand, Moderatorenkoffer etc.)
  7. Ggf. W-LAN Code bereithalten

Wenn nicht vom Bildungsanbieter übernommen:

  1. Sitzordnung überlegen (ggf. übernimmt dies der Trainer) und Namensschilder erstellen
  2. Schulungsmaterialien (Papier, Stifte etc.) für Teilnehmer vorbereiten

Online-Schulung:

  1. Technik und Software installieren
  2. Techniktest durchführen
  3. Ruhige Umgebung sicherstellen
  4. Technik bereitstellen (Headsets etc.)

Step 10: Bewirtung

Bei einem durchgetakteten Schulungstag ist es wichtig, dass die Teilnehmer verpflegt werden und zwischendurch kleine Pausen einlegen können. Wenn für das leibliche Wohl gesorgt ist, kann das Erlernte gleich viel besser verdaut werden.

  1. Teilnehmer nach möglichen Essensunverträglichkeiten fragen
  2. Catering bestellen (evtl. eine vegetarische Variante einplanen
  3. Kaffeepausen einplanen
  4. Getränke bereitstellen

Step 11: Geschafft! Zeit für Feedback und Follow-up

Ab hier können Sie sich kurz auf die Schulter klopfen. Sie sind alle wichtigen Schritte zur Planung Ihrer Inhouse Schulung durchgegangen. Nun heißt es: Vorhang auf für die Referenten/Trainer.

  1. Rechnung begleichen
  2. Teilnehmerfeedback lesen
  3. Ggf. Follow-up oder Folgeauftrag vereinbaren

Alle wichtigen Schritte finden Sie hier nochmal als Checkliste zum Abhaken auf einen Blick. Wir wünschen Ihnen gutes Gelingen bei der Planung und Durchführung Ihrer Inhouse Schulung. Jetzt downloaden!

Checkliste fuer Inhouse Schulungen.

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